Copiar a tabela do vizinho ou seguir apenas a referência de mercado é a forma mais comum de definir preço num consultório odontológico, e também a mais arriscada. Sem conhecer o próprio custo, o profissional pode estar cobrando menos do que gasta em procedimentos longos e mais do que precisa em procedimentos rápidos. O cálculo do custo hora clínica em odontologia resolve isso com contas simples, que qualquer consultório pode fazer numa planilha.
Passo 1: levantar os custos fixos do mês
Custos fixos são os que existem mesmo que nenhum paciente seja atendido. Para chegar a um valor confiável, vale usar a média dos últimos meses e incluir tudo:
- aluguel, condomínio e IPTU rateado;
- salários, encargos e benefícios da equipe;
- retirada mensal do próprio profissional, o chamado pró-labore;
- contabilidade, sistema de gestão, internet e telefone;
- energia, água e manutenção preventiva dos equipamentos;
- depreciação dos equipamentos, ou seja, uma reserva mensal para substituí-los no fim da vida útil;
- seguros, taxas de conselho e licenças.
O pró-labore costuma ser esquecido, e esse é um erro que distorce todo o cálculo. Se o trabalho do dentista não entra como custo, o consultório parece lucrativo quando, na verdade, só está remunerando o profissional abaixo do que deveria.
Passo 2: calcular as horas clínicas realmente disponíveis
O segundo número é quantas horas de atendimento o consultório consegue vender por mês. Não basta multiplicar o horário de funcionamento pelos dias úteis: é preciso descontar intervalos, tempo de preparo da sala, reuniões e a parcela da agenda que fica vazia por faltas e cancelamentos.
Uma forma prática é aplicar uma taxa de ocupação realista, baseada no histórico da própria agenda. Consultórios que não têm esse dado podem começar com uma estimativa conservadora e ajustar depois de alguns meses.
Passo 3: dividir e chegar ao custo da hora
O custo da hora clínica é a divisão dos custos fixos mensais pelas horas efetivamente atendidas. Esse valor representa quanto o consultório gasta para manter cada hora de cadeira funcionando, antes de qualquer material ser usado.
Passo 4: somar tempo e material de cada procedimento
Com o custo da hora definido, cada procedimento é calculado a partir de dois componentes:
- Tempo de cadeira, incluindo preparo, execução e orientações, multiplicado pelo custo da hora.
- Custos variáveis, que só existem quando o procedimento é feito: materiais de consumo, descartáveis, serviços de laboratório e esterilização.
A soma dos dois é o custo direto do procedimento, o piso abaixo do qual o consultório perde dinheiro.
Passo 5: incluir impostos, taxas e margem
Sobre o custo direto ainda incidem impostos, que variam conforme o regime tributário, e taxas de cartão ou de parcelamento. Por fim, entra a margem de lucro, que remunera o investimento e permite reservas. Como esses percentuais incidem sobre o preço final, e não sobre o custo, a conta correta é dividir o custo direto por um fator que desconta todos eles.
Um exemplo numérico ilustrativo
Os números abaixo são hipotéticos e servem apenas para mostrar o raciocínio:
- custos fixos mensais, já com pró-labore e depreciação: R$ 18.000;
- horário disponível: 8 horas por dia, 21 dias por mês, ou 168 horas;
- taxa de ocupação estimada: 75%, o que resulta em 126 horas atendidas;
- custo da hora clínica: R$ 18.000 divididos por 126, cerca de R$ 142,86.
Para uma restauração que ocupa uma hora de cadeira e consome R$ 40 em materiais, o custo direto é de aproximadamente R$ 182,86. Supondo 10% de impostos, 3% de taxa de cartão e 20% de margem, a soma dos percentuais é 33%. O preço é o custo direto dividido por 0,67, o que dá cerca de R$ 273.
O exemplo mostra por que o tempo pesa tanto. Se a mesma restauração levar uma hora e meia, o custo direto sobe para cerca de R$ 254 e o preço sustentável passa de R$ 379.
Revisar o cálculo com frequência
O custo da hora muda quando o aluguel sobe, quando a equipe cresce ou quando a agenda fica mais cheia. Revisar a conta a cada semestre, ou sempre que houver uma mudança relevante, evita que o preço fique defasado. E a análise costuma revelar oportunidades: às vezes, aumentar a ocupação da agenda reduz o custo da hora mais do que qualquer corte de despesa.
As dúvidas mais comuns
O pró-labore do dentista entra como custo fixo? Entra. A retirada mensal do profissional remunera o trabalho dele e deve fazer parte dos custos fixos. Sem ela, o cálculo mostra um lucro que, na prática, não existe.
Posso cobrar abaixo do custo para competir com preços de mercado? É possível em casos pontuais, mas praticar preço abaixo do custo de forma recorrente compromete a sustentabilidade do consultório. O cálculo ajuda a saber exatamente quanto se perde em cada caso.
Com que frequência devo refazer o cálculo do custo da hora clínica? Uma revisão semestral é um bom ponto de partida, além de sempre que houver mudança relevante em aluguel, equipe, equipamentos ou taxa de ocupação da agenda.